Er is weer eens een interessante uitspraak die ik graag met je deel. “Valt wel mee die AVG”? Onderschat het niet. Werknemers weten dat de regels zijn aangescherpt en dit wordt in gerechtelijke procedures gebruikt. Draag er zorg voor dat de personeelsdossiers op orde zijn en conform AVG.

In deze case vordert een werkgever een leaseauto terug van zijn werknemer omdat hij langdurig arbeidsongeschikt is. De werknemer laat het er niet bij zitten. Hij start een rechtszaak tegen de werkgever en eist daarbij een kopie van zijn personeelsdossier. Is een werkgever gehouden dit personeelsdossier te laten inzien? Mag de werkgever ineens de leaseauto terugnemen? In een kort geding op 25 juli 2018 heeft de rechtbank Midden-Nederland zich gebogen over deze vragen. De uitspraak die hierop volgde is interessant met betrekking tot goed werkgeverschap en de AVG.

Casus

In deze case was de werknemer reeds 16 jaar in dienst en had vanaf het begin van zijn dienstbetrekking een leaseauto ter beschikking gekregen met een tankpas. Hij gebruikte de leaseauto zowel zakelijk als privé. Later kreeg de werknemer ook een telefoonabonnement.

De werknemer werd ziek en was inmiddels zes weken afwezig wegens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. De werkgever vorderde na die zes weken afwezigheid de leaseauto en de tankpas terug omdat de werknemer deze ‘toch niet meer nodig heeft’. Ook werd het telefoonabonnement geblokkeerd. Hierdoor had de werknemer in privé geen mobiele telefoon, maar ook geen auto meer tot zijn beschikking.

De werkgever verweert zich in de rechtszaak met de mededeling dat hij de leaseauto nodig had en vond dat de leaseauto geen onderdeel uitmaakte van de arbeidsovereenkomst. De werkgever beriep zich op het feit dat hierover niets in de arbeidsovereenkomst stond vermeld. Nu het een bedrijfseigendom betreft, moest deze dus maar terug naar de werkgever.

De rechter is van oordeel dat het gebruik van de leaseauto, de tankpas én het mobiele telefoonabonnement door de tijd een arbeidsvoorwaarde is geworden. Een van de redenen was dat er door beide partijen niets over een onmiddellijke terugvordering was afgesproken. Ook waren partijen geen wijzigingsbeding overeengekomen. Dit betekent dat als de werknemer bepaalde arbeidsvoorwaarden geniet, deze eenzijdig in ieder geval niet mogen worden gewijzigd.

De werknemer werd dus in het gelijk gesteld en krijgt niet alleen de beschikking over de leaseauto, maar ook vergoeding van de schade die hij heeft opgelopen. Hieronder vallen de kosten voor het tanken door het blokkeren van de tankpas en de kosten voor een nieuw telefoonabonnement. Door de onrechtmatige invordering van de leaseauto ontvangt hij de kosten van het huren van een vervangende auto terug en krijgt tot slot in zijn personeelsdossier binnen 14 dagen. De werkgever heeft zich niet als goed werkgever gedragen.

AVG

Rechtbank Midden – Nederland heeft zich ook mogen uitspreken over de vraag of een werknemer zijn personeelsdossier mocht inzien en kopiëren. De AVG werd zorgvuldig uitgeplozen en de conclusie was zoals te voorspellen. De werknemer geniet bescherming van de AVG.

Volgens artikel 2 lid 1 AVG is de verordening van toepassing op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, ook geldt de AVG op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen.

In de procedure werd niet duidelijk of het personeelsdossier van de werknemer geautomatiseerd wordt verwerkt. Nu dat onduidelijk was, moest de rechter bepalen of zo’n papieren personeelsdossier wel kan worden aangemerkt als een ‘bestand’. Uiteraard is dat zo. Het personeelsdossier is een bestand, omdat het voldoende onderlinge samenhang vertoond. Het bevat ook meerdere kenmerken die naar deze werknemer zijn te herleiden. En precies dat maakt het een persoonsgegeven.

Dit heeft tot gevolg dat de werknemer het recht heeft inzage te verkrijgen in zijn persoonsgegevens, conform artikel 15 lid 1 AVG. Uit lid 3 vloeit het recht om  een kopie te maken van zijn personeelsdossier. Ook de andere rechten voortvloeiende uit de AVG zijn van toepassing, zoals het recht op correctie, doelbinding en minimalisatie.

Indien partijen in onmin met elkaar komen en er blijkt te veel te worden opgeslagen, dan kan dit vervelende gevolgen hebben. Het staat een werknemer vrij te klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De mogelijkheid te klagen is gemakkelijker geworden onder de AVG sinds 18 mei 2018. Uit deze uitspraak blijkt maar weer dat medewerkers op de hoogte zijn en zeker in een procedure geen genoegen nemen met een kattenbelletje.

Deze uitspraak is van belang om je bewust te zijn van de AVG in combinatie met je personeel. Zorg dat je niet meer dan het noodzakelijke vermeld in het personeelsdossier.

Aarzel niet mij en Ingrid Masselink in te schakelen. Voor de AVG van A tot Z. Wij helpen je graag. Wil je er meer over weten? Wij organiseren een workshop over dit (stiekem toch wel lastige) onderwerp.

Auteur mr. S.B. Punt en I. Masselink

 

css.php