Iedere ondernemer krijgt er wel eens mee te maken. De mondeling afgesproken werkzaamheden zijn verricht. De maandelijkse facturen zijn verzonden, maar betaling blijft uit. Het einde van het kwartaal komt in zicht. En dan is het moment daar dat je van de belastingdienst de BTW moet afdragen…  Dat geld heb je dus niet. Je loopt een betalingsrisico.

Als ondernemer [1] werk je op basis van vertrouwen met je opdrachtgever. Je bent nu eenmaal goed in je werk en vertrouwt erop dat de ander zijn waardering uit door je er tijdig voor te belonen. Soms loopt dat anders. Als je de zaak uit handen moet geven is het vervolgens maar de vraag of je de gemaakte afspraken voldoende kunt aantonen. Hieronder volgen zeven tips om betalingsrisico te beperken.

  1. Bevestig de mondeling gemaakte afspraak per e-mail. Een uitgebreid contract hoeft echt niet altijd. Vermeld slechts in de e-mail welke werkzaamheden je gaat verrichten, tegen welk uurtarief en eventueel voor hoeveel uur. Dit e-mailtje is dan je opdrachtbevestiging.
  1. Hanteer leesbare algemene voorwaarden. Vind je het vervelend om telkens alle afspraken schriftelijk te bevestigen? Leg afspraken die gelden voor meerdere klanten vast in een apart document. Dan hoef je slechts in je opdrachtbevestiging de belangrijkste specifieke afspraken te vermelden. Afspraken die voor meerdere klanten gelden zijn bijvoorbeeld de door jou gehanteerde betalingstermijn, annuleringskosten en een beperking van je aansprakelijkheid. Dit zijn dan je algemene voorwaarden.
  1. Denk je dat contracten voor jou als zzp’er niet praktisch zijn? Voeg aan je per e-mail verzonden opdrachtbevestiging de algemene voorwaarden toe in een pdfbestand et voilà: een contract. Zo simpel kan het zijn. Een belangrijke tip om betalingsrisico te beperken.
  1. Spreek van te voren een betalingstermijn af van veertien dagen en vermeld deze in de algemene voorwaarden. Doe je dit niet, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen. De vermelding van een betalingstermijn in je factuur is eigenlijk te laat. Een betalingstermijn valt onder de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden dienen bij het aangaan van het contract van toepassing te worden verklaard. En dus niet achteraf.
  1. Factureer tijdig en laat de tekst in de factuur overeenkomen met de vermelding van je werkzaamheden in de opdrachtbevestiging. En hier gaat het vaak mis. Als je een bedrag in rekening brengt ‘voor alles wat je gedaan hebt’ dat uiteindelijk heeft bijgedragen aan de verkoop van een kunstobject, vermeld dan niet ‘verkoop’. Vermeld dan al die  werkzaamheden die hebben bijgedragen aan de verkoop en vermeld dan om welk object het gaat. Dit voorkomt discussie achteraf met je klant.
    De belastingdienst[2] eist verder van je dat je de factuur uiterlijk binnen vijftien dagen na afronding van de opdracht, dan wel na levering verzendt. Als het even kan, dan verzend je facturen met een hoog bedrag natuurlijk pas aan het begin van een nieuw kwartaal. Dan hoef je de hoge BTW pas na drie maanden af te dragen.
  1. Houd zelf de betalingstermijn in de gaten. Is er niet tijdig betaald, dan is het raadzaam precies na die veertien dagen te bellen of een e-mailtje te sturen met een verzoek om betaling. Dit is vaak al voldoende om alsnog betaling te ontvangen.
  1. Wacht vervolgens niet te lang om de zaak uit handen te geven. Afwachten zorgt er alleen maar voor dat het lastiger wordt om aan te tonen waar je recht op hebt.

Kortom, het is aan te raden iets meer op papier (e-mail!) te zetten. Dit red je zelf. Zo beperk je betalingsrisico. Zodra je een opdracht hebt met een langere looptijd, dan is het aan te raden een overeenkomst van opdracht op te laten stellen. Houd daarbij rekening met de Wet DBA. Draag er zorg voor dat er in ieder geval een opzegtermijn in komt, zodat je niet ineens zonder inkomen staat. Het opstellen van algemene voorwaarden vereist iets meer werk. Het klakkeloos overnemen van internet raad ik in ieder geval af. Dezelfde gebruiken als je leverancier, is ook niet handig. Laat je risico’s beperken. Het kan je veel geld besparen.

Juriste Punt levert je speciaal op jouw bedrijf aangepaste algemene voorwaarden. Indien de contractpartij alsnog niet zijn verplichtingen nakomt, dan help ik je graag. Juriste Punt kan je als gemachtigde bijstaan om je vordering te incasseren bij de kantonrechter. Neem vrijblijvend contact op.

Auteur mr. Sylvia Punt

[1] Zzp’er, freelancer of eigenaar van een eenmanszaak is juridisch gezien dezelfde term. De enige overheidsorganisatie die denkt dat er een verschil in zit is het UWV. Maar die organisatie heeft wel meer eigenaardigheden.

[2] www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/

Juriste Punt

Juriste Punt, uw juriste aan huis